こんにちは！
あやです！
こんな悩みはありませんか？
- 任された仕事をこなすのに時間がかなりかかる
- 同じ量の仕事を任されたはずなのに周りに比べて仕事が遅い
自分なりに必死に追いつこうと頑張っていても周りと差があったり、
いつも期限ギリギリになってしまうと気持ち的にも疲弊して辛いですよね…。
そんな方に今回は、仕事が早くなり気持ちに余裕をもたすことが出来るコツをお伝えしたいと思います。
仕事が早い人の特徴
まず、仕事が早い人は実際どのような特徴があるか見てみましょう。
完了主義
完璧にこなそうとする姿勢は決して悪いことではありませんが、上を求めるとキリがないことがほとんど。
そして、求められているラインが人によって様々です。
あなたがこれはどうだろう？と思っていたものが意外にも相手には好まれたりなんてことも有り得ます。
そしたら、必要以上に時間と労力を削れます。
それを分かって7〜8割ほどにして完璧ではなく完了主義な人は、だいたい仕事が早いです。
１つずつ集中して取り組む
「仕事が早い・出来る人」と聞くとなんでも同時にこなしてカッコイイ人をイメージしがちですが、実際はそこまでできている人間はいません。それはロボットにしか出来ない技です。
人間の脳は同時にいくつものことを考えこなすことは出来ません。
例えば
よくスマホを見ながらテレビを見ている人いますが、
テレビもスマホの内容も同時には入っておらず交互にしか内容が入っていません。
このように同時にしようとすると一部が欠ける、つまり出来の悪いものになってしまうのです。
なので、「仕事が早い・出来る人」は１つずつ着実に進めてから次に取り掛かっているのです。
仕事の効率化５ステップ
では、実際に仕事が早い人がしている効率化５ステップを伝えします
ステップ①タスクを洗い出す
1日のタスクを全て書き出します。
例えば私の場合こんな感じ
- ブログ1記事
- 課題図書
- インスタ新アカウント開設準備
- タイピング練習
- 子供の習い事16：00
こんな感じでまずはざっくりとその日1日やらないといけないことを洗い出します。
ステップ②洗い出したタスクを細分化
続いて、ステップ①で洗い出したタスクそれぞれを細分化します。
例えばこんな感じ
- ブログ1記事→リサーチ｜アイキャッチなどの画像を集める｜内容を書く
- 課題図書→10分ほどの集中できる環境確保
- インスタ新アカウント準備→リサーチ｜ネタ出し｜文章作成｜デザイン作成
- タイピング練習→ひよこタイピング10分｜寿司打10分
- 子供の習い事→子供が帰宅後に準備させ送迎
こんな感じで１つのことをできるところまで作業１つ１つに細かく分けます。
ステップ③優先順位を決める
タスクの優先順位を４つのタイプに分けます。
こうすることで何を急いでで取り組まないといけないかが分かりやすくなります。
①の重要かつ緊急なものから取り組むのは分かるかと思いますが、ここでポイントなのが
緊急なものがもし、なければ簡単な作業のものから取り組み
物理的にタスク量を減らすことで気持ち的に余裕を持たせる。
ステップ④スケジュールに落とし込む
ステップ①〜③まで出来たら、そのタスクをスケジュールに落とし込みます。
朝起きてから寝るまでのスケジュールを立てることで何から始めて次に何をするかが分かり取り掛かりやすくなります。
分刻みのスケジュールは出来なかった時にイライラや焦りにつながってしまうのでやったとしても時間毎にしておきましょう
私も大学生の頃は分刻みで毎日スケジュールを立ててしまい出来なかった時にすごくイライラしてしまっていました。
なので、多少は余裕のあるスケジュールを立てることをお勧めします。
ステップ⑤ツールも活用して実行
スケジュールまで落とし込めたら後は実行していくだけですが、ここで更に早く進めるにはツールの活用です。
今は便利なものがたくさんあります。
例えば私が最近知った物で言うと
世界初ChatGPT-4連携AIボイスレコーダー PLAUD NOTE
通話・会議中の会話を録音はもちろん文字に起こしてくれるそうです。
これを活用すれば「何話してたっけ？」もなくなりますし、文字に起こしてくれるので資料作りでも作業の量をかなり短縮してくれると思います。
このように自身に合った作業を短縮してくれる便利なツールを活用すると更に作業効率が上がりますよ。
まとめ
完璧いこなそうとせず完了主義で便利ツールも活用しながら上記でお伝えした５ステップを試してみてください。
最後まで読んでいただき、ありがとうございました。
